Jan-Willem Katz – Multicoördinator evenementen
"Als multi-adviseur ben ik ontkleurd, en kan ik als spin in het web de kolommen en gemeenten met elkaar verbinden"
Het proces van evenementen
Het organiseren van een evenement is een prachtige uitdaging, maar er komt veel bij kijken. Veiligheidsregio Gelderland-Zuid kan je hierbij ondersteunen.
Ondersteuning bij evenementen
Naast een leuk evenement, wil je natuurlijk ook zorgen dat alles veilig verloopt. Veiligheidsregio Gelderland-Zuid staat klaar om je daarbij te ondersteunen. Op deze website vind je alle informatie die je nodig hebt om je evenement soepel aan te vragen, waaronder ook een invulformat van een veiligheidsplan. Dit veiligheidsplan gebruik je bij evenementen met een verhoogd risico en het ondersteunt de borging van een veilig en ordelijk verloop. Neem contact op met jouw gemeente om te controleren of dit veiligheidsplan voor jouw evenement noodzakelijk is.
Verder lees je op deze pagina hoe het aanvraagproces verloopt.
Proces organiseren evenement
1. Aanvraag vergunning
Als organisator vraag je een vergunning aan bij de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Afhankelijk van de grootte van het evenement doe je dit meestal tussen de 8 en 16 weken van tevoren. Voor grotere evenementen geldt een langere termijn, omdat de brandweer, GHOR en politie mogelijk advies geven. Deze partijen beoordelen de stukken en adviseren de gemeente. Soms stel je, afhankelijk van de omvang van het evenement, ook een veiligheidsplan op.
Bij sommige gemeenten is de indieningstermijn gekoppeld aan de risicoclassificatie van het evenement. Op basis van het risico wordt het evenement ingedeeld als A-, B- of C-evenement. Meer informatie hierover volgt in stap 3.
2. Behandeling van de aanvraag
De gemeente behandelt de aanvraag en controleert of deze op tijd en volledig is ingediend. Is de aanvraag niet volledig, dan vraagt de gemeente de organisator om aanvullende informatie.
3. Bepalen risicoclassificatie
De gemeente bepaalt aan de hand van een risicoclassificatie welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn voor een evenement. In Nederland deelt de gemeente evenementen op basis van deze beoordeling in drie categorieën in: A, B en C. Afhankelijk van de categorie bepaalt de gemeente de vervolgstappen.
- Een A-evenement brengt weinig risico’s met zich mee en vereist minimale afstemming met hulpdiensten. De vergunningsaanvraag is doorgaans eenvoudig en snel, en er is meestal geen advies van hulpdiensten nodig.
- Een B-evenement heeft een verhoogd risicoprofiel, waarbij enige voorzorgsmaatregelen en beperkingen noodzakelijk zijn om de veiligheid te waarborgen. In dit geval is vaak advies van hulpdiensten zoals de brandweer, politie of GHOR vereist.
- Een C-evenement is een hoog risico-evenement, waarvoor gezamenlijke advisering van alle drie de hulpdiensten nodig is. Er vinden doorgaans meerdere overleggen plaats tussen de hulpdiensten, gemeente en de organisator, waarbij afspraken worden gemaakt over de veiligheid. Bij sommige C-evenementen heeft de organisator ook direct contact met de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid.
De risicoclassificatie is gebaseerd op drie profielen: het activiteitenprofiel, het ruimtelijk profiel en het publieksprofiel.
- Het activiteitenprofiel beschrijft de aard van het evenement en de activiteiten die er plaatsvinden. Zo brengt een watersportevenement andere risico’s met zich mee dan een festival waar met gastoestellen eten wordt bereid.
- Het ruimtelijk profiel focust op de eigenschappen van de locatie. Een open terrein in de zomer kan bijvoorbeeld risico’s op oververhitting met zich meebrengen, terwijl een evenement in smalle straten de bereikbaarheid voor hulpdiensten kan bemoeilijken. Ook het jaargetijde en de weersomstandigheden spelen hierbij een rol.
- Het publieksprofiel gaat over het type bezoekers dat het evenement aantrekt. Een dance-evenement trekt een ander publiek aan dan een postzegelbeurs, en elk type publiek brengt verschillende veiligheidsrisico’s met zich mee.
4. Signaleren en adviseren
De gemeente kan voor de vergunningsaanvraag zowel intern als extern om advies vragen. Intern kan dit bijvoorbeeld bij afdelingen zoals handhaving, verkeer of milieu. Extern kan de gemeente advies inwinnen bij de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, die ook ongevraagd advies kan geven.
In principe heeft de organisator geen direct contact met de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid. De Veiligheidsregio ontvangt de documenten die bij de vergunningsaanvraag horen van de gemeente en adviseert de gemeente over de risico’s van het evenement. Daarbij kan de Veiligheidsregio aanbevelen om bepaalde randvoorwaarden op te nemen in de vergunning. De hulpdiensten baseren hun advies op het door de organisator ingediende veiligheidsplan. Hoe duidelijker dit veiligheidsplan is, des te beter de veiligheidsdiensten kunnen adviseren. Als er informatie ontbreekt in de initiële aanvraag, kan de organisator gevraagd worden deze alsnog aan te leveren. Dit kan echter vertraging opleveren, daarom is het verstandig om de vergunningsaanvraag zo compleet mogelijk in te dienen.
5. Besluit op de aanvraag door zorg van gemeente
Nadat de gemeente de vergunningsaanvraag heeft beoordeeld, zal zij een beslissing nemen over het al dan niet verlenen van de vergunning. Bij deze beoordeling worden de adviezen van de hulpdiensten meegenomen. De gemeente kan tot de conclusie komen dat er geen bezwaren zijn, waardoor de vergunning direct kan worden verleend. Het kan ook zijn dat de vergunning wordt geweigerd, of dat er bepaalde voorwaarden worden gesteld voordat de vergunning wordt afgegeven. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op maatregelen die nodig zijn om de geïdentificeerde risico’s te verkleinen.
6. Veiligheidstechnische voorbereiding evenement
Wanneer de gemeente van mening is dat een evenement geclassificeerd wordt als een C-evenement, kan er kort voor het evenement een ‘doorleefsessie’ plaatsvinden. Tijdens deze sessie nodigt de gemeente de organisator uit, evenals de hulpdiensten (politie, brandweer, GHOR) en relevante onderdelen van de gemeente, zoals handhaving, verkeer en communicatie. Vaak wordt gebruikgemaakt van de expertise binnen de Veiligheidsregio om mogelijke risicovolle scenario’s te ‘doorleven’. Het veiligheidsplan wordt aan de hand van deze scenario’s getoetst, zodat alle betrokken partijen er zeker van zijn dat zij hun rol op de juiste manier vervullen.
7. Het evenement vindt plaats
Na alle voorbereidingen kan het evenement eindelijk (veilig) plaatsvinden. Mogelijk vindt er tussen de opbouw en de start van het evenement nog een zogenaamde schouw plaats. Hierbij voeren één of meerdere veiligheidsdiensten een (veiligheids)controle uit om te controleren of alles voldoet aan de voorwaarden die in de vergunning zijn gesteld. De gemeente kan ook toezicht houden tijdens het evenement.
8. Evaluatie
Bij een goed voorbereid evenement gaat er vaak veel naar wens, maar zijn er vaak ook dingen die je een andere keer toch anders zou willen doen. Ook wanneer het evenement veilig verlopen is, kan het zijn dat er verbeterpunten zijn. Wij raden altijd aan om als organisator intern te evalueren, maar ook om als gemeente een evaluatie in te plannen met de organisator en de hulpdiensten.
Geldende regelgeving/procedures
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid adviseert geen organisaties of particulieren, maar ondersteunt en adviseert de gemeenten bij evenementen. Om de aanvraag voor evenement zo gemoedelijk als mogelijk te laten verlopen, kan je via de onderstaande pagina’s per thema de geldende regelgeving/procedures vinden:
GHOR
Vanuit medisch oogpunt zijn er verschillende aspecten om rekening mee te houden, zowel preventief als reactief na een mogelijk incident. De GHOR kan de gemeente adviseren om bepaalde medische maatregelen op te leggen aan de organisator.
Dit kan variëren van preventieve hygiënezorg tot het inschakelen van medische professionals, zoals EHBO-posten. Daarnaast fungeert de GHOR als aanspreekpunt voor de GGD op het gebied van evenementen. Dit betekent dat de GHOR ook de geldende richtlijnen van de GGD meeneemt in het advies.
GHOR-Documenten
Handreiking evenementen GHOR
Deze regionale handreiking maakt deel uit van een verzameling relevante documenten die gezamenlijk bijdragen aan een gezond en veilig verloop van evenementen. Alle relevante documenten zijn dynamisch van karakter en worden zowel landelijk als regionaal onderhouden en geüpdatet.
Infokaart geneeskundige richtlijnen voor evenementen
In de onderstaande infokaart staat de algemene regelgeving met betrekking tot evenementenveiligheid. Daarnaast wordt per evenementthema specifieke geneeskundige informatie toegelicht.
Zorgplan
In de Veldnorm Evenementenzorg staat in het hoofdstuk 8.3 Zorgplan op pagina 58 (Veldnorm Evenementenzorg) beschreven wat er aan informatie in het veiligheidsplan opgenomen moet worden. Deze informatie kan verwerkt worden in een apart zorgplan of als geneeskundig hoofdstuk in het veiligheidsplan. Bekijk de onderstaande bijlage voor de aandachtspunten.
De GHOR in actie
We krijgen regelmatig de vraag: “Wat doet een Officier van Dienst
Geneeskundig (OvD-G) eigenlijk bij evenementen?” Een logische vraag, want veel van ons werk gebeurt achter de schermen. Toch is het cruciaal voor de veiligheid en gezondheid van bezoekers én hulpverleners. Lees hier meer over ons werk achter de schermen.
Brandweer
Evenementen dienen aan een aantal voorzorgsmaatregelen te voldoen met betrekking tot brandveiligheid. Denk hierbij aan bereikbaarheid voor de hulpdiensten, het gebruiken van de juiste brandveilige materialen, vluchtveiligheid en veilig gebruik van brandbare stoffen. Bekijk de pagina evenementen organiseren van de brandweer voor de meest actuele informatie waar een evenement aan moet voldoen.
Brandweer-documenten
Vreugdevuren
Brandweer Gelderland-Zuid heeft een uniforme werkwijze ontwikkeld voor advisering over vreugdevuren en andere vergunningsplichtige vuren in de regio. Hierbij worden vier vaste factoren beoordeeld: locatie, brandstapel, wind en droogte. De werkwijze biedt een helder kader om gemeenten te ondersteunen bij het verlenen of weigeren van stookontheffingen, met als doel brandveiligheid centraal te stellen.
Politie
De politie is wettelijk verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de openbare orde en veiligheid. Zij adviseert de gemeente over veiligheidsrisico’s met betrekking tot het evenement, mobiliteit en verstoringen van de openbare orde. Bij de vergunningaanvraag overlegt de politie met andere hulpverlenende instanties, de gemeentelijke wegbeheerder en verkeersdeskundigen om te bepalen of de voorgestelde route of locatie haalbaar is. Ook beoordelen zij of er vanuit de openbare orde en verkeersveiligheid maatregelen nodig zijn. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor de opsporing van strafbare feiten.
Contact
Mocht je bij de gemeente of bij één van onze ketenpartners werken, en vragen hebben over evenementen, kan je ons bereiken via evenementenadvisering@vrgz.nl.